Voordat je een gebruiker toevoegt, is het belangrijk om je organisatiestructuur op orde te hebben. Hoe je de organisatiestructuur inricht, lees je hier. Als dit is gedaan kun je gemakkelijk een of meerdere gebruikers uitnodigen voor je academy. Lees hieronder hoe je snel één individuele gebruiker uitnodigt en hoe je in een keer een grote groep gebruikers uitnodigt.

Een individuele gebruiker toevoegen

Zo voeg je eenvoudig een nieuwe gebruiker toe aan je academy:

  1. Navigeren
    Klik links in de menubalk op 'Gebruikers'. Druk vervolgens op de '+' rechtsboven. Als je hier overheen gaat met je muis zie je 'Gebruiker toevoegen' staan.

  2. Gebruikersgegevens: Persoonsgegevens
    Je komt op het scherm waarbij je alle gebruikersgegevens gaat invullen. Je start bij de 'Persoonsgegevens' en vult het personeelsnummer, de naam, het e-mailadres en de taal in. In plaats van een personeelsnummer kan ook een relatie- of klantnummer gebruikt worden. worden gebruikt als personeels-, relatie-, klantnummer, et cetera.

  3. Gebruikersgegevens: Organisatiegegevens
    Daarna vul je aan de rechterkant de 'Organisatiegegevens' in. Hierbij zijn het bedrijf en de afdeling verplichte velden om in te vullen. Daarom is het belangrijk dat de organisatiestructuur op orde is voordat je aan de slag gaat met het toevoegen van gebruikers.

  4. Kostenplaats en functie
    De kostenplaats en functie zijn optioneel binnen de organisatiegegevens. Via het invulveld kostenplaats kun je bijvoorbeeld regelen waar de interne rekening binnen de organisatie heen moet. Aan de hand van het invulveld functie koppel je een gebruiker aan een functie, zodat bepaalde leeractiviteiten standaard worden toegewezen aan gebruikers met deze functie.

  5. Status

    Rechtsonder kun je de 'Status' instellen.

    1. Als een gebruiker nog nooit gebruik heeft gemaakt van de omgeving, kruis dan nooit 'akkoord gebruikersvoorwaarden' aan, omdat de gebruiker deze eerst nog moet lezen en accepteren. Dit doe je alleen als je een gebruiker eventueel had verwijderd en weer opnieuw hebt toegevoegd.

    2. Zet de gebruiker op actief als je wil dat hij of zij kan inloggen. Wil je een gebruiker tijdelijk op non-actief zetten? Dit kan natuurlijk ook.

    3. Verder kun je aangeven of iemand een manager is. Dit geeft deze gebruiker meer rechten.

    4. Tot slot klik je 'uitnodiging versturen' aan, zodat de gebruiker per e-mail een uitnodiging krijgt om in te loggen.

Gebruikers in bulk toevoegen

Heb je meerdere gebruikers die je tegelijkertijd wil toevoegen aan je academy? Dan kan je ook de importfunctie gebruiken. Kies het importicoon rechtsboven bij 'Gebruikers' en volg de volgende stappen:

  1. Kies de actie die je wil doen, in dit geval 'Nieuwe & geüpdate gebruikers uploaden'.

  2. Klik op 'Volgende' en download het template. Zo weet je zeker dat je de juiste gegevens invult en upload.

  3. Vul alle gegevens van de gebruikers in in het template. Lees hieronder per kolom wat je moet invullen en of het verplicht is.


    Let op: Het is belangrijk dat Bedrijf, Afdeling en eventueel Functie al aanwezig zijn in de omgeving. Deze moeten eerst aangemaakt worden in de organisatiestructuur voordat personen hieraan gekoppeld kunnen worden.

    1. Personeelsnummer (verplicht)

      Vul hier het personeelsnummer in

    2. Voornaam (verplicht)

      Vul de voornaam van de gebruiker in

    3. Tussenvoegsel

      Vul het tussenvoegsel in van de gebruiker in

    4. Achternaam (verplicht)

      Vul de achternaam van de gebruiker in

    5. Emailadres (verplicht)

      Vul hier het e-mailadres in van de gebruiker. Deze is nodig om mee in te loggen en om communicatie op te ontvangen

    6. Bedrijf (verplicht)

      Vul de bedrijfsnaam in. Zorg ervoor dat het bedrijf al gedefinieerd is in Hubper bij de 'Organisatiestructuur'. Als hetgeen dat ingevuld is bij deze kolom niet overeenkomt met wat bekend is in Hubper, wordt deze persoon niet geïmporteerd.

    7. Afdeling (verplicht)

      Vul de afdeling in. Zorg ervoor dat de afdeling al gedefinieerd is in Hubper bij de 'Organisatiestructuur'. Als hetgeen dat ingevuld is bij deze kolom niet overeenkomt met wat bekend is in Hubper, wordt deze persoon niet geïmporteerd.

    8. Functie(s)

      Vul de functie(s) in. Zorg ervoor dat de functies al gedefinieerd zijn in Hubper bij de 'Organisatiestructuur'.

    9. Kostenplaats

      Vul de kostplaats in waar de facturatie intern naartoe moet.

    10. Uitnodiging versturen

      Selecteer met de dropdown de 'x' om aan te geven dat deze persoon een uitnodiging moet ontvangen.

    11. Actief

      Selecteer met de dropdown de 'x' om aan te geven dat deze persoon actief moet zijn binnen de omgeving.

    12. Taal
      Selecteer met de dropdown de gewenste taalinstelling bij de gebruiker. Let op dat deze taal wel actief moet staan in de omgeving. Standaard staat Nederlands als taal aan, maar de andere talen niet. Dit kan je aanvragen via support@hubper.co.

  4. Sla het bestand op en upload het bestand. Het bestand wordt gecontroleerd op eventuele fouten.

  5. Voordat je het bestand definitief importeert krijg je nog een laatste check te zien. Hier zie je hoeveel gebruikers worden ingeschreven, wie niet kan worden ingeschreven en welke regels eventueel niet geïmporteerd kunnen worden. Tevreden? Kies dan 'Start import' onderaan het scherm.

  6. Na de import wordt er automatisch een e-mail verstuurd naar de gebruikers wanneer je de optie 'Uitnodiging versturen' hebt aangevinkt.

Heb je het antwoord gevonden?