Voordat je een gebruiker toevoegt, is het belangrijk om je organisatiestructuur op orde te hebben. Hoe je de organisatiestructuur inricht, lees je hier. Als dit is gedaan, kan je daarna gemakkelijk één of meerdere gebruikers tegelijkertijd aanmaken. Lees hieronder hoe je snel één individuele gebruiker toevoegt en hoe je in één keer een grote groep gebruikers toevoegt.

Een individuele gebruiker toevoegen

Zo voeg je eenvoudig een nieuwe gebruiker toe aan je online academy:

Navigeren
Klik links in de menubalk op 'Gebruikers'. Druk vervolgens op de '+' rechtsboven. Als je hier overheen gaat met je muis zie je 'Gebruiker toevoegen' staan.
Gebruikersgegevens: Persoonsgegevens
Je komt op het scherm waarbij je alle gebruikersgegevens gaat invullen. Je start bij de 'Persoonsgegevens' en vult het personeelsnummer, de naam, het e-mailadres en de taal in. In plaats van een personeelsnummer kan ook een relatie- of klantnummer gebruikt worden. Als er meerdere talen geactiveerd zijn in de online academy, kun je hier ook de taal van de gebruiker selecteren.
Gebruikersgegevens: Organisatiegegevens
Daarna vul je aan de rechterkant de 'Organisatiegegevens' in. Hierbij zijn het bedrijf en de afdeling verplichte velden om in te vullen. Daarom is het belangrijk dat de organisatiestructuur op orde is voordat je aan de slag gaat met het toevoegen van gebruikers.
Team, kostenplaats en functie
Het team, de kostenplaats en de functie zijn optioneel binnen de organisatiegegevens. Met het invulveld team zorg je ervoor dat leeractiviteiten die aan een team gekoppeld zijn automatisch worden toegewezen aan de gebruikers in dat team. Via het invulveld kostenplaats kun je bijvoorbeeld regelen waar de interne rekening binnen de organisatie heen moet. Met het invulveld functie kun je ervoor zorgen dat leeractiviteiten die aan een functie gekoppeld zijn automatisch worden toegewezen aan de gebruiker(s) met die functie.
Status
Rechtsonder kun je de 'Status' instellen.
1. Als een gebruiker nog nooit gebruik heeft gemaakt van de online academy, zet dan nooit de toggle 'Akkoord gebruikersvoorwaarden' aan. De gebruiker moet deze eerst nog lezen en accepteren. Je zet deze toggle alleen aan als je een gebruiker eventueel had verwijderd en weer opnieuw hebt toegevoegd.
2. Zet de gebruiker op actief als je wil dat hij of zij kan inloggen. Wil je een gebruiker tijdelijk op non-actief zetten? Dit kan natuurlijk ook.
3. Verder kun je aangeven of iemand een manager is. Dit geeft deze gebruiker meer rechten.
4. Tot slot zet je de toggle 'Uitnodiging versturen' aan, zodat de gebruiker per e-mail een uitnodiging krijgt om een wachtwoord in te stellen.

Gebruikers in bulk toevoegen

Heb je meerdere gebruikers die je tegelijkertijd wil toevoegen aan je online academy? Dan kan je ook de importfunctie gebruiken. Kies het upload icoon rechtsboven bij 'Gebruikers' en volg de volgende stappen:

Kies de actie die je wil doen, in dit geval 'Nieuwe & geüpdatete gebruikers uploaden'.
Klik op 'Volgende' en download het template. Zo weet je zeker dat je de juiste gegevens invult en uploadt.
Vul alle gegevens van de gebruikers in in het template. Lees hieronder per kolom wat je moet invullen en of het verplicht is.

Let op: Het is belangrijk dat Bedrijf, Afdeling en eventueel Functie al aanwezig zijn in de online academy. Deze moeten eerst aangemaakt worden in de organisatiestructuur voordat hier gebruikers aan gekoppeld kunnen worden.
1. Personeelsnummer (verplicht)
  Vul hier het personeelsnummer in.
2. Voornaam (verplicht)
  Vul de voornaam van de gebruiker in.
3. Tussenvoegsel
  Vul het tussenvoegsel van de gebruiker in.
4. Achternaam (verplicht)
  Vul de achternaam van de gebruiker in.
5. Emailadres (verplicht)
  Vul hier het e-mailadres van de gebruiker in. Het e-mailadres is nodig om mee in te loggen en om communicatie op te ontvangen.
6. Bedrijf (verplicht)
  Vul de bedrijfsnaam in. Zorg ervoor dat het bedrijf al gedefinieerd is in de online academy bij de 'Organisatiestructuur'. Als hetgeen dat ingevuld is in deze kolom niet overeenkomt met wat bekend is in de online academy, wordt deze persoon niet geïmporteerd.
7. Afdeling (verplicht)
  Vul de afdeling in. Zorg ervoor dat de afdeling al gedefinieerd is in de online academy bij de 'Organisatiestructuur'. Als hetgeen dat ingevuld is in deze kolom niet overeenkomt met wat bekend is in de online academy, wordt deze persoon niet geïmporteerd.
8. Functie(s)
  Vul de functie(s) in. Zorg ervoor dat de functies al gedefinieerd zijn in de online academy bij de 'Organisatiestructuur'. Gebruikers kunnen ook aan meerdere functies toegevoegd worden. Onderscheid deze functies dan met een komma. Bijvoorbeeld: Functie X, Functie Y, Functie Z.
9. Kostenplaats
  Vul de kostplaats in waar de facturatie intern naartoe moet. Dit is alleen voor eigen administratie.
10. Uitnodiging versturen
  Selecteer de 'x' in de dropdown om aan te geven dat deze persoon een uitnodiging moet ontvangen. Wil je dat de nieuwe gebruikers nog geen uitnodiging ontvangen, laat deze cel dan leeg. Lees hier hoe je ze later alsnog een uitnodiging stuurt.
11. Actief
  Selecteer de 'x' in de dropdown om aan te geven dat deze persoon actief moet zijn binnen de online academy. Een actieve gebruiker kan inloggen in de online academy.
12. Taal (verplicht)
  Selecteer in de dropdown de gewenste taalinstelling bij de gebruiker. Let op dat deze taal wel actief moet staan in de online academy. Standaard staat Nederlands als taal ingesteld, en zijn de andere talen niet beschikbaar. Het toevoegen van talen kun je aanvragen via support@rakoo.com.
13. Teams
  Vul hier de naam van het team in zoals die bij 'Organisatiestructuur' is gedefinieerd. Gebruikers kunnen ook aan meerdere teams toegevoegd worden. Onderscheid deze teams dan met een komma. Bijvoorbeeld: Team X, Team Y, Team Z.
14. Managers
  Vul hier het e-mailadres in van de manager van deze gebruiker. Gebruikers kunnen ook meerdere managers hebben. Onderscheid de e-mailadressen dan door een komma.
Sla het bestand op en upload het bestand. Het is alleen mogelijk om een bestand in Excel formaat te uploaden. Het bestand wordt gecontroleerd op eventuele fouten.
Voordat je het bestand definitief importeert, krijg je nog een laatste check te zien. Hier zie je hoeveel gebruikers worden toegevoegd, wie niet kan worden toegevoegd en welke regels eventueel niet geïmporteerd kunnen worden. Tevreden? Kies dan 'Start import' onderaan het scherm.
Na de import wordt automatisch een e-mail verstuurd naar de gebruikers als je de optie 'Uitnodiging versturen' hebt aangevinkt.

💡Tip: alle gebruikers komen in het gebruikersoverzicht te staan. Door in het gebruikersoverzicht op de titel boven een kolom te klikken, kun je zoeken in die kolom.